Diagrama BPMN que define las actividades necesarias para llevar a cabo el cierre del presupuesto correspondiente a cada período fiscal, permite conocer la ejecución definitiva del mismo, la generación de Vigencias Futuras de Ejecución, Reservas presupuestales y Cuentas por Pagar.
| # | Actividad | Responsable | Descripción Técnica |
|---|---|---|---|
| 1 | Inicio | - | Inicio del proceso de cierre presupuestal. |
| 2 | Revisar saldos | Profesional Área de Presupuesto | Revisión de saldos en la ejecución del gasto, con el fin de detectar cifras negativas. Si se encuentran cifras negativas se procede a realizar el ajuste. Tiempo: Día de cierre. |
| 3 | Revisar periodo | Profesional Área Presupuesto y Contabilidad | Revisar que el periodo se encuentre en el mes 12 (Cerrado Noviembre), tanto en presupuesto como en contabilidad. Tiempo: Día de cierre. |
| 4 | Revisar cuentas pendientes | Profesional Área Presupuesto y Contabilidad | Revisar que tanto en el área de presupuesto como contabilidad, no se encuentren cuentas pendientes de tramitar. Tiempo: Día de cierre. |
| 5 | Operar sistema financiero | Profesional Área Presupuesto o Contabilidad | En el sistema financiero se ingresa por la ruta: presupuesto – operativo – cierre vigencia. Tiempo: Día de cierre. |
| 6 | Realizar cierre | Profesional Área Contabilidad | Hacer cierre en el sistema financiero del mes 12. Tiempo: Día de cierre. |
| 7 | Generar Reporte | Profesional Área Presupuesto | En el sistema financiero se generan los reportes de reservas presupuestales y/o vigencias futuras de ejecución para enviar a cada centro de gasto. Tiempo: 1 día posterior al cierre. |
| 8 | Revisar cuentas por pagar | Profesional Área Presupuesto y Tesorería | Revisión de cuentas en físico contra reporte de cuentas por pagar y se envía listado a cada centro de gasto. Tiempo: 1 día posterior al cierre. |
| 9 | Fin | - | Finalización del proceso de cierre presupuestal. |
| Módulo | Descripción Técnica para el Sistema |
|---|---|
| Auditoría de Saldos Finales | El sistema debe permitir al Profesional de Presupuesto realizar una revisión exhaustiva de los saldos de todos los rubros, identificando desviaciones antes del bloqueo del periodo. |
| Gestión de Periodos Contables | El software debe incluir un control de estados de periodo (Abierto/Cerrando/Cerrado), permitiendo validar que no existan operaciones pendientes de registro para el mes o año en curso. |
| Validación de Obligaciones Pendientes | El aplicativo debe generar una alerta automática si existen cuentas por cobrar o compromisos (RP) sin causar, impidiendo el cierre hasta que estas se gestionen o trasladen. |
| Operación y Sincronización Financiera | El sistema debe permitir la ejecución de procesos de fin de periodo en la base de datos financiera, asegurando la integridad de la información y la coherencia entre libros auxiliares y mayor. |
| Ejecución de Cierre Contable | El software debe proveer una función de "Cierre Definitivo" para el área de Contabilidad, que realice el traslado de saldos y la generación de los asientos de cierre automáticos. |
| Generación de Reportes de Cierre | El sistema debe emitir reportes consolidados de ejecución presupuestal y estados financieros comparativos, exportables en formatos oficiales para entes de control. |
| Módulo de Revisión de Cuentas por Pagar | El aplicativo debe listar las cuentas por pagar remanentes para la siguiente vigencia, permitiendo al Profesional de Tesorería verificar la disponibilidad de caja para su posterior atención. |
| Aspecto | Descripción |
|---|---|
| Alcance | Con el cierre de la vigencia a 31 de diciembre de cada año, se generan informes, saldos de proyectos, Cuentas por Pagar y Vigencias Futuras de Ejecución y/o Reservas Presupuestales. |
| Responsables | Oficina de Gestión Financiera |
| Suministro de Información | Sistema Financiero - Centros de Gastos |